UPES – Ngày 23/8/2024 Trường Đại học Sư phạm Thể dục Thể thao TP.HCM ban hành Thông báo số 703/TB-ĐHSPTDTT về việc nhận và gửi văn bản qua hệ thống văn phòng điện tử Quản lý văn bản và điều hành công tác VNPT iOffice Hồ Chí Minh.
1. Trường ĐHSP TDTT TP.HCM sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành công tác VNPT iOffice Hồ Chí Minh tại địa chỉ https://vpdt.vnptioffice.vn/qlvbdh_hcm (hoặc truy cập vào Trang thông tin điện tử của Trường có đường liên kết trỏ về địa chỉ hệ thống iOffice) và ứng dụng trên thiết bị di dộng trên hệ điều hành Android (tên ứng dụng là VNPT iOffice Hồ Chí Minh), trên hệ điều hành iOS (tên ứng dụng là VNPT iOffice HCM).
2. Để thuận lời trong việc trao đổi thông tin, phối hợp trong công tác, Trường ĐHSP TDTT TP.HCM thực hiện việc nhận và gửi văn bản bằng hình thức điện tử có ký số đến các đơn vị thuộc Trường, cũng như các cơ quan, đơn vị ngoài Trường có sử dụng hệ thống văn phòng điện tử có liên thông với trục văn bản quốc gia.
3. Thời gian bắt đầu thực hiện: Kể từ ngày 01/9/2024.
4. Sơ đồ thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành công tác được thể hiện qua Phụ lục đính kèm theo Thông báo này.
5. Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống văn phòng điện tử được tích hợp trong hệ thống. Tại hệ thống người sử dụng có thể tải về xem tham khảo thêm và thực hiện.
Đối với quy trình Văn bản đi được tóm tắt thực hiện như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập
Người dùng hệ thống VNPT iOffice đăng nhập hệ thống.
+ Bước 2: Thêm văn bản đi
Bấm vào Menu [Khởi tạo văn bản đi], nhập các thông tin văn bản đi (gồm: trích yếu, hình thức, độ khẩn), đính kèm file văn bản đi.
+ Bước 3: Chuyển văn bản
a) Chuyển
Thực hiện chuyển văn bản theo luồng quy trình bằng cách click vào nút [Chuyển], chọn đối tượng cần chuyển ở bước tiếp theo (Theo sơ đồ Quản lý văn bản đi tại Phụ lục đính kèm Thông báo).
Người dùng chọn 1 người xử lý chính, có thể chọn nhiều người đồng xử lý và nhiều người đồng gửi. Click [Chuyển] để hoàn thành việc chuyển cho người ở bước xử lý tiếp theo.
b) Luân chuyển:
Ngoài ra, người dùng có thể thực hiện luân chuyển cho các viên chức khác tại cùng đơn vị, bằng cách click [Luân chuyển], để chọn chuyển văn bản cho viên chức khác xử lý. Khi đó văn bản sẽ được tự động chuyển vào kho [Văn bản đã xử lý]. Nếu người dùng ở bước tiếp theo chưa mở văn bản, có thể lấy lại văn bản để cập nhật thông tin hoặc chuyển xử lý cho đối tượng khác.
c) Xin ý kiến:
Nếu người dùng chưa muốn chuyển xử lý văn bản theo quy trình mà muốn xin thêm ý kiến trước khi chuyển văn bản sang bước tiếp theo thì có thể thực hiện xin ý kiến.
Người dùng có thể nhập nội dung xin ý kiến hoặc tải tập để giải trình rõ nội dung muốn xin ý kiến. Click [Xin ý kiến], khi đó hệ thống hiển thị toàn bộ danh sách người dùng.
Người dùng chọn một hoặc nhiều người cần xin ý kiến, click [Xin ý kiến] để hoàn thành việc xin ý kiến.
6. Tổ chức thực hiện
a)Đề nghị Trưởng các đơn vị thuộc Trường chủ động phối hợp thực hiện, triển khai đến viên chức, người lao động để phục vụ công tác vận hành hệ thống. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc kịp thời trao đổi, phản ánh về Trường ĐHSP TDTT TP.HCM (qua Phòng Tổ chức – Hành chính, Chuyên viên Nguyễn Lê Thanh Bửu Châu, số điện thoại 0948.959.371, email: chaubtln@upes.edu.vn).
b) Giao Phòng Tổ chức – Hành chính chủ trì theo dõi, giám sát quá trình vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành công tác, kịp thời xử lý các vướng mắc, khó khăn hoặc báo cáo Trường ĐHSP TDTT TP.HCM nếu vượt thẩm quyền xử lý.
c) Giao Phòng Tổ chức – Hành chính chủ trì tham mưu xây dựng dự thảo quyết định ban hành quy chế quản lý, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành công tác; rà soát, điều chỉnh, bổ sung một số điều tại quy chế công tác văn thư tại Trường.